La DIAN por medio de la Resolución No. 13 del 11 de febrero de 2021, reglamentó el documento soporte de pago de nómina electrónica, estableció los requisitos y características que es primordial para la gestión de la nómina de las compañías, los cuales son los siguientes:
- La nómina electrónica es un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, cuando aplique, que se derivan de pagos o abonos en cuenta que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador. Se debe llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva
- No aplica para contratos de prestación de servicios, en esos casos existe factura o cuenta de cobro y documento soporte por adquisiciones realizadas a no obligados a facturar.
- Se debe realizar un documento mensual por cada empleado sin importar el periodo trabajado corresponda a periodos inferiores al mes y se presenta dentro de los 10 días del mes siguiente.
- Los elementos que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónico son: nombre e identificación del empleador, contenido y valores de los conceptos del valor devengado y deducido de nómina, valor total diferencia entre el valor devengado y el valor deducido y el medio de pago de la nómina.
- Están obligados a emitir este documento los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto de IVA.
- La fecha máxima a partir de la cual se debe empezar a cumplir con esta obligación en función del número de empleados son las siguientes: un empleado hasta el 1/12/2021, de dos a tres empleados hasta el 1/11/2021, de cuatro a diez empleados hasta el 1/10/2021, de once a cien empleados hasta el 1/09/2021, de ciento uno a doscientos cincuenta empleados hasta 1/08/2021, y finalmente, más de doscientos cincuenta empleados hasta 1/07/2021.