Recientemente, El Ministerio del Trabajo expidio el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, donde se adicionan algunos artículos al Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo No 1072 del 26 de mayo de 2015, para regular la firma electrónica y digital en los contratos laborales.
La firma de contratos a través de medios tecnológicos tendrá los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita cumpliendo los requisitos que dispone la Ley 527 del 18 de agosto de 1997, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 que es el decreto único reglamentario del sector de Comercio, Industria y Turismo.
El contrato individual de trabajo de que habla el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá́ ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá́ firmado el contrato por el empleador y por el trabajador. Para el uso de la firma electrónica, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:
- La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse.
- No tendrá́ ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.
- Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria.
Los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos y la imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato individual de trabajo no será́ una barrera de acceso al empleo.